מדיניות פרטיות עובדים

שלב המועמדות הוא הראשון — וכבר שם יש כללים, שמקורם בעקרונות החוק (צמידות מטרה ומידתיות), בפסיקת בתי הדין לעבודה ובעמדות הרשות. מותר: לבקש קורות חיים, פרטי השכלה והניסיון, ממליצים שהמועמד ציין; לבדוק רישום מקצועי (לעו"ד, רו"ח, רופאים); לבצע מבחני אישיות שאינם פולשניים אם רלוונטיים לתפקיד. אסור: לדרוש מידע רפואי שלא רלוונטי לתפקיד; לחקור בפייסבוק או רשתות חברתיות באופן שיטתי בלי הסכמה; לבדוק רישום פלילי אלא אם החוק מאפשר לתפקיד ספציפי (חוק המידע הפלילי ותקנת השבים); לשאול שאלות על דת, מצב משפחתי, תכנון משפחה. כל מידע שמגיע — נשמר רק על מועמדים שמועסקו; של אלו שלא — הפרקטיקה המומלצת: מחיקה תוך 6-12 חודשים. עיבוד מידע מועמדים הוא מאגר מידע בפני עצמו ודורש מסמך הגדרות מאגר.

העיקרון המנחה: צמידות מטרה ומינימיזציה (סעיפים 2(9) ו-8(ב) לחוק). תיק עובד תקני כולל שדות חובה: שם מלא, ת.ז., כתובת, פרטי קשר, פרטי חשבון בנק לתשלום משכורת, פרטי תעסוקה (תפקיד, מחלקה, תאריך תחילה), נתוני שכר ומסים, נתוני נוכחות. שדות מותרים בהסכמה ובמטרה לגיטימית: פרטי איש קשר לחירום, פרטי בריאות נדרשים (אלרגיות במקום עבודה רגיש), פרטי רכב לתפעול חניה. שדות אסורים בעיקרון: דעות פוליטיות, השתייכות דתית או מפלגתית, עמדות על איגוד מקצועי, נטייה מינית, מצב בריאותי גורף ללא צורך מקצועי. כל שדה — מחייב הסבר במדיניות פרטיות העובדים: למה אספנו, איך משתמשים, כמה זמן שומרים. הצעד הראשון הוא מיפוי מאגרי מידע של ה-HR — לזהות בדיוק איזה שדות נאספים ולמה.

ניטור פעילות עובד הוא הנושא הרגיש ביותר. הפסיקה בישראל קבעה: ניטור מותר רק אם מתקיימים ארבעה תנאים מצטברים: (1) נוהל ניטור כתוב, ברור, חתום; (2) הודעה מראש לעובדים — לפני תחילת ניטור, לא רק במדיניות סמויה; (3) מטרה לגיטימית — אבטחת מידע, ציות לחוק, בקרה מקצועית — לא סקרנות; (4) מידתיות — לא לקרוא כל מייל, אלא רק במקרים ספציפיים. תוכנות "מעקב כל לחיצה" — בעייתיות מאוד גם אם יש הודעה. פסיקת איסקוב היא ה-North Star — חובת קריאה לכל מעסיק. ה-DPO חייב להיות מעורב בכל החלטת ניטור, ולהשתתף בעיצוב הנוהל. במקרה של חשד לאירוע — תגובת אירוע חייבת לכבד את הכללים גם אז.

מצלמות מותרות בתנאים נוקשים — לפי הנחיית הרשות 5/17 (מצלמות מעקב במקום העבודה) ופסיקת בתי הדין. תנאים מצטברים: (1) שילוט נראה שמודיע על קיום מצלמות בכניסה לכל אזור מצולם; (2) מיקום מידתי — אזורי כניסה, מחסנים, חניונים, כן; אזורי עבודה אישית — רק במקרים חריגים ובהצדקה; אסור — מקלחות, שירותים, חדרי הלבשה, חדרי מנוחה ייעודיים, ולעיתים גם פינות אוכל; (3) שמירה לתקופה מוגבלת — ההנחיה דורשת מידתיות; בפרקטיקה מקובל 30-90 יום, ושמירה ארוכה יותר דורשת הצדקה ספציפית; (4) גישה מבוקרת לחומרים — לא כל מנהל יכול לצפות, רק בעלי הרשאה מוגדרת; (5) אין צילום קולי כברירת מחדל — דורש הצדקה נפרדת ומיוחדת. בית הדין מוכן לפסול ראיות שהושגו ממצלמות שהותקנו בלי לעמוד בתנאים.

מודל BYOD (Bring Your Own Device) פופולרי בסטארטאפים וב-SaaS, אבל יוצר מורכבות אדירה בפרטיות. כשמכשיר אישי — טלפון, מחשב — משמש גם לעבודה: אסור לארגון לקרוא את כל המידע במכשיר; מותר רק לנהל את ה-corporate data דרך MDM (Mobile Device Management) ייעודי. הסיכון: עובד שמתפטר ומבקש "החזרה" של המכשיר, או שהארגון מבקש למחוק את המידע — המחיקה חייבת להיות סלקטיבית. נדרש הסכם BYOD מפורט שכל עובד חותם, שמגדיר: מה הארגון רואה, מה לא, איך נפרדים, מה קורה במקרה של אובדן או גניבת המכשיר. סטארטאפים ו-SaaS נופלים על זה הכי הרבה.

שעון נוכחות ביומטרי — טביעת אצבע, זיהוי פנים, סורק כף יד — נחשב עיבוד מידע ביומטרי, ולכן ברמת רגישות גבוהה במיוחד. בית הדין הארצי לעבודה קבע (עניין עיריית קלנסווה) שאין לכפות על עובד למסור מידע ביומטרי — נדרשת הסמכה בחוק או הסכמה שניתנה כדין. הדרישות בפועל: (1) הסכמה מפורשת בכתב מכל עובד; (2) חלופה לא ביומטרית — עובד שמסרב יוכל להחתים נוכחות בכרטיס מגנטי או באפליקציה; (3) נוהל מאובטח — נתוני הביומטריה נשמרים כ-hash, לא כתמונה; (4) מחיקה מיידית בסיום העסקה; (5) סקר השפעה — מומלץ מאוד לערוך DPIA לפני התקנת המערכת. עובד שלא הסכים — לפי פסיקת קלנסווה אסור לפטר אותו או להפלות בגלל זה. הרבה ארגונים שמתקינים מערכת ביומטרית "כי זה נוח" — מגלים שהם בהפרה תוך חודשים.

סיום העסקה לא מסיים את חובת הארגון לפרטיות העובד. מה שומרים ועד מתי: נתוני שכר ומסים — 7 שנים לפי דיני המס (הוראות ניהול ספרים); רשומות ניטור רפואי-תעסוקתי — עשרות שנים לפי תקנות ארגון הפיקוח על העבודה (התקופה משתנה לפי סוג הרשומה); ניירת משפטית הקשורה לסיום העסקה — 7 שנים (תקופת ההתיישנות הכללית); דוחות הערכה — בדרך כלל 5 שנים (פרקטיקה מקובלת). מה מוחקים מיד: גישה לחשבונות, פרטי כניסה, נתונים שלא נדרשים לשמירה לפי חוק. מה חוזר לעובד: לפי בקשה — קבצים אישיים שהיו שמורים על מחשב הארגון, אם אין סיבה לגיטימית לשמור. מדיניות פרטיות העובדים חייבת לפרט את כל זה — בשפה ברורה — כדי שהעובד יודע מה צפוי בסיום העסקה.

במסגרת DPO as a Service אנחנו בונים מדיניות פרטיות עובדים ייעודית לכל לקוח, מותאמת לסוג הארגון, מספר העובדים, וטכנולוגיות הניטור הקיימות. השירות כולל: כתיבת המדיניות, התאמת הסכם הסודיות, נוהל ניטור, נוהל BYOD אם רלוונטי, וייעוץ ספציפי בעת אירועים — חשד לעובד שמדליף מידע, סיום העסקה רגיש, או בקשת זכות עיון מצד עובד. הסקטורים שזה רלוונטי להם במיוחד: סטארטאפים ו-SaaS בגלל BYOD ועבודה מהבית, מערכת הבריאות בגלל גישה למידע רגיש, ופיננסים בגלל בדיקות מהימנות.